Industrias Novaquim S.A.S., sociedad debidamente constituida conforme con las leyes colombianas, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013 y la normatividad vigente, informa la siguiente política aplicable a Industrias Novaquim S.A.S., para el tratamiento y protección de datos personales.
El propósito de esta Política es garantizar el derecho constitucional colombiano del habeas data a los Titulares y darles a conocer a estos cuáles son los lineamientos, directrices, procesos y medidas que ha implementado Industrias Novaquim S.A.S., para demostrar su responsabilidad en relación con la protección de Datos Personales.
Esta Política busca fortalecer la cultura de la privacidad dentro de Industrias Novaquim S.A.S., sus aliados comerciales y a quienes encarguen el Tratamiento de Datos Personales. En este sentido se señalan a continuación cuáles son las finalidades del Tratamiento de Datos Personales; los derechos de los Titulares, y los procedimientos dispuestos por Industrias Novaquim S.A.S. para hacer efectivos los derechos.
Ésta Política le aplicará a cualquier Tratamiento realizado por Industrias Novaquim S.A.S. o por cualquier Encargado por cuenta de aquel que realice el Tratamiento de Datos Personales, dentro del territorio colombiano.
Ésta Política aplicará a todos los empleados, terceros, clientes o contratistas que realicen Tratamiento de Datos Personales en el desarrollo de su relación comercial o laboral con Industrias Novaquim S.A.S., o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un Tratamiento particular de Datos Personales. Esta Política no será aplicable cuando Industrias Novaquim S.A.S. actué como Encargado, pues el encargo supone la delimitación de las finalidades por parte del tercero que contrata y trasmite sus bases de datos a Industrias Novaquim S.A.S. dando instrucciones precisas frente al tratamiento que debe dársele a los Datos Personales. En este sentido cuando Industrias Novaquim S.A.S. sea Encargado del Tratamiento se someterá a la política de Tratamiento de la información del Responsable de los datos.
Finalmente, ésta Política le aplicará a los terceros con quienes Industrias Novaquim S.A.S. haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de Datos Personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que Industrias Novaquim S.A.S. actúe en calidad de Responsable.
Los términos relevantes de esta política de Tratamiento de la información tendrán el significado que a continuación se le asigna, o aquel que precede al término entrecomillas dentro del paréntesis.
Autorizado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como, el Titular, acreditando su identidad por los medios que tenga a su disposición, los causahabientes que acrediten esa calidad, el representante y/o apoderado acreditándose mediante apoderamiento o representación legal y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro estén acreditados.
Autorización: Es la comunicación verbal o escrita generada por Industrias Novaquim S.A.S. dirigida a los Titulares para informarle de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y por medio de la cual haciendo click realiza una conducta inequívoca autorizando el Tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades y en los términos de esta Política.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean recolectados, encargados y tratados por Industrias Novaquim S.A.S.
Dato Privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Público: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Datos Personales: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Adicionalmente, el Dato Personal debe permitir, en mayor o menor medida, la identificación del Titular. Estos incluyen pero no se limitan a nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, dirección y cualquier información vinculada al Titular.
Datos Sensibles: Es aquel que afecta la intimidad del Titular y cuyo Tratamiento puede generar discriminación, tales como, aquellos que revelen el origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos, ideología política, religiosa o filosófica, datos sobre la salud y datos biométricos.
Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros realiza el Tratamiento de Datos Personales por encargo de un Responsable. En relación con los contratos estatales que suscribe Industrias Novaquim S.A.S. con las entidades públicas, éste funge de encargado en la medida que recibe instrucciones y lineamientos con base en el objeto contractual.
Entidad Pública: Son la Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles con quienes Industrias Novaquim S.A.S. tenga alguna concesión o haya suscrito un contrato estatal para el apoyo de las actividades de las entidades.
Política de Tratamiento de la Información: Es el presente documento que contiene los lineamientos del Tratamiento de Datos Personales que surjan en cualquier tipo de Tratamiento que realice Industrias Novaquim S.A.S. sobre los Datos Personales. Particularmente, este incluye las finalidades, los tipos de Tratamiento, los derechos de los Titulares, los procedimientos para garantizar esos derechos y las personas dentro de Industrias Novaquim S.A.S. encargadas de atender las consultas y/o reclamos.
Responsable: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos, el Tratamiento de los Datos Personales y/o los fines y condiciones del Tratamiento. Para estos efectos, el Responsable será Industrias Novaquim S.A.S., sin embargo teniendo en cuenta las actividades comerciales de Industrias Novaquim S.A.S. éste actuará como Encargado cuando realice algún Tratamiento sobre las Bases de Datos que le remitan las entidades que contratan sus servicios, siempre que éstas determinen las finalidades y lineamientos del tratamiento.
RGDPC o Régimen General de Protección de Datos Personales colombiano: Es el conjunto de normas que regula el Tratamiento de Datos Personales en el territorio colombiano tales como, el artículo 15 de la Constitución Política colombiana; la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013; el Decreto 886 de 2014; la Sentencia C-748 de 2011, y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
Titular: Es el empleado, cliente, proveedor, contratista, trabajador o cualquier persona natural determinada o determinable cuya información y Datos Personales sean tratados.
Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, administración, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
Industrias Novaquim S.A.S. se compromete a llevar a cabo todo Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con los siguientes principios que no sólo aplicarán a la información de carácter personal, sino también a la información que no quede cobijada directamente por el RGDPC.
Circulación Restringida: El Tratamiento de Datos Personales sólo se llevará a cabo por el personal autorizado por Industrias Novaquim S.A.S. o por terceros que deberán someterse a los lineamientos, obligaciones y finalidades consignadas en la presente Política.
Confidencialidad: El Tratamiento de la información se sujetará a la confidencialidad que deberán guardar todos aquellos que tengan acceso o puedan manipular los Datos Personales. Este principio no sólo estará vigente durante la relación con el Titular, sino incluso después de ella. Únicamente se podrá comunicar o suministrar la información cuando el ejercicio laboral o una obligación así lo exija.
Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, las leyes aplicables y demás normas que las desarrollen, la cual será debidamente informada a los Titulares.
Libertad: El Tratamiento se ejercerá únicamente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales que sean recolectados sin el mencionado consentimiento estarán autorizados por la Ley o por la implementación de mecanismos eficientes de comunicación, sin perjuicio de la solicitud de supresión de los Datos Personales que eventualmente pueda ser elevada por el Titular y que proceda por no mediar una obligación legal o contractual que lo impida.
Seguridad: El Tratamiento de la información se sujetará a medidas físicas y tecnológicas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a los Datos Personales o la adulteración o pérdida de los mismos.
Transparencia: Industrias Novaquim S.A.S., adoptará los estándares de transparencia necesarios para que el Titular siempre pueda acceder a sus Datos Personales y tenga conocimiento pleno e información completa sobre sus Datos Personales y los usos que se le estén dando a los mismos.
Veracidad: La información sometida a Tratamiento buscará ser un fiel reflejo de la realidad, razón por la cual se implementarán medidas para mantener la información actualizada y completa, y evitar datos o fragmentos que induzcan al error.
Esta Política informa y garantizará el derecho al habeas data de los Titulares como la facultad al Titular de Datos Personales de exigir a los Responsables de los Datos Personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos. En este sentido, y de acuerdo con el RGDPC, el Titular tiene los siguientes derechos:
Los anteriores derechos únicamente podrán ejercerse por aquellos Titulares o Autorizados que acrediten de manera suficiente con la documentación pertinente o credenciales confiables su identificación.
En las situaciones en la que Industrias Novaquim S.A.S., recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.
Industrias Novaquim S.A.S., ha dispuesto medidas de seguridad lógicas y físicas para mitigar los riesgos de accesos no autorizados a las Bases de Datos. Adicionalmente, implementará las medidas de seguridad que instruya las Superintendencia de Industria y Comercio pertinentes para evitar accesos no autorizados, flujos de Datos Personales a terceros, o cualquier alteración de la información.
El Titular otorga su consentimiento previo, expreso e informado para que Industrias Novaquim S.A.S., transmita o transfiera a terceros autorizados sus Datos Personales, independientemente si el país receptor tiene o no un nivel adecuado de protección de Datos Personales. En todo caso, el receptor se sujetará a los lineamientos de esta Política.
En Industrias Novaquim S.A.S., el área de habeas data estará a cargo de Info@novaquim.com, quien se encargará de atender cualquier consulta o reclamo de los Titulares o los Autorizados. Estas consultas o reclamos se podrán dirigir a:
A continuación se describirán los términos y la forma de presentar: (i) consultas; (ii) reclamos o (iii) solicitudes de supresión de los Datos Personales. Los Titulares podrán iniciar estos procedimientos para garantizar sus derechos al habeas data o informar de un incumplimiento que, a su juicio, consideren grave en relación con las obligaciones a cargo de Industrias Novaquim S.A.S.
Los Titulares o los Autorizados podrán elevar consultas sobre cualquier información que repose en las Bases de Datos administradas por Industrias Novaquim S.A.S. Una vez Industrias Novaquim S.A.S., reciba la consulta adelantará los pasos que se describen a continuación. Tenga en cuenta que la consulta podrá enviarse por correo electrónico a la persona encargada en Industrias Novaquim S.A.S., de atender los asuntos relacionados con la privacidad y la protección de Datos Personales. Preferiblemente el asunto de referencia deberá ser: “habeas data”.
Los Titulares o Autorizados podrán elevar reclamos en relación con los Datos Personales a Industrias Novaquim S.A.S., y sus Encargados. Tenga en cuenta que los reclamos podrán enviarse por correo electrónico a la persona en Industrias Novaquim S.A.S., encargada del tema de protección de Datos Personales. Tenga en cuenta que los reclamos podrán versar sobre:
Para la interposición de reclamos se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitarle a Industrias Novaquim S.A.S., la supresión de sus Datos Personales siempre que:
Tenga en cuenta que si la solicitud de supresión es procedente, por no mediar un deber legal o contractual para mantener los Datos Personales, la consecuencia directa es la eliminación total o parcial de sus Datos Personales, sin los cuales en algunos casos no podrá obtener nuestros servicios.
El derecho de supresión no es absoluto y Industrias Novaquim S.A.S., puede negar el ejercicio del mismo cuando:
La presente Política entra en vigencia el día 09 del mes Agosto de 2016. Cualquier modificación no sustantiva de la misma no será notificada directamente a los Titulares. Sin embargo, el cambio de la persona o área encargada del tema de protección de Datos Personales, la modificación material de las finalidades o de los datos de contacto del Responsable, serán informados por vía de correo electrónico a los Titulares o por cualquier otro medio disponible.